Ansatte i en virksomhet har kjennskap til store mengder informasjon, som verken ledelse eller styre kjenner til. Dette kan gjelde HR-relaterte forhold, eksempelvis arbeidsmiljøforhold, diskriminering, trakassering eller brudd på interne retningslinjer. Det kan også gjelde økonomisk misligheter, slik som korrupsjon eller underslag. Varsling bør tilrettelegges.
Undersøkelser vi har gjennomført og vår erfaring fra granskingssaker, er at gode systemer for varsling, gjennom å ha en velfungerende varslingskanal, kanskje er den aller viktigste kilden til å få slik informasjon.
Har du tilrettelagt for varsling på en måte som gjør at du regne med å få vite om mulig kritikkverdige forhold?
Å ha en forsvarlig ordning for varsling er lovpålagt
Gjennom den verdensomspennende undersøkelsen Global Economic Crime Survey (GECS) gjennomført av PwC i 2013, som kartlegger blant annet omfanget av og konsekvensene av økonomisk kriminalitet i næringslivet, fremkom det at så mange som 30 prosent av de som svarte på undersøkelsen ikke har varslingskanal.
Ifølge arbeidsmiljølovens bestemmelser skal alle selskaper, både private og offentlige, ha tilrettelagt en forsvarlig varslingsordning i egen organisasjon. Vår erfaring er at det er stadig mer vanlig å løse dette gjennom å ha en varslingskanal. Det er vår erfaring at det også er den beste løsningen.
Alle virksomheter plikter i tillegg å ha rutiner for varsling av brudd på etiske retningslinjer. Det er også viktig å verne den ansatte som varsler, og tilrettelegge for at de ansatte skal kunne komme med informasjon til ledelsen – uten å miste jobben eller stå i fare for andre ubehagelige situasjoner. Et slikt verne mot gjengjeldelse er også nedfelt i arbeidsmiljøloven. Man kan si at trygg og effektiv varsling er arbeidsgivers ansvar og en arbeidstakers rett og/eller plikt.
Ulike måter å strukturere varslingskanal på
Varslingsmottak kan enten håndteres av selskapet selv eller ved bruk av et eksternt selskap som mottak, spesialisert innen håndtering av varsling, slik som eksempelvis PwC.
Det er hovedsakelig tre måter å strukturere en varslingskanal på:
- Intern løsning – internt mottak og håndtering
Selskapet setter opp varslingskanal på egen hånd, og en avdeling eller funksjon internt, eks Internrevisjon, Compliance, legal eller HR har ansvar for å motta og håndtere varsler.
- Ekstern teknisk løsning– internt mottak og håndtering
Et eksternt selskap, f.eks. PwC i samarbeid med UniWeb, setter opp en varslingskanal for selskapet, og varslene blir mottatt og håndtert av en avdeling eller funksjon internt, eks Internrevisjon, Compliance, legal eller HR.
- Ekstern teknisk løsning– eksternt mottak og håndtering
Et eksternt selskap setter opp en enkel eller mer avansert (eks. ved mulighet for anonym kommunikasjon med varsler) teknisk løsning for selskapet. Varsler håndteres av et eksternt mottak slik som PwC. Den eksterne parten gjennomfører risikovurdering og forslag til håndtering som kommuniseres til selskapet, som beslutter videre oppfølging.
Det er ikke noe rett eller galt ved noen av løsningene, men mange opplever at det å sette ut både mottak og håndtering eksternt bidrar til økt troverdig og mer objektiv håndtering av varsler.
Selskapene kan i tillegg velge om varslingskanalen skal være tilgjengelig både for ansatte (i tråd med arbeidsmiljølovens krav) og for eksterne. Dersom varslingsordningen også skal være åpen for eksterne kreves konsesjon fra Datatilsynet.
Hva kan PwC og UniWeb hjelpe til med?
PwC tilbyr i samarbeid med UniWeb tekniske løsninger for varslingskanaler, som er enkle, sikre og trygge. Våre løsninger er komplette og kostnadseffektive. Løsningen ivaretar anonymitet, personvern og krav om forsvarlig oppfølging. UniWeb utvikler og drifter den tekniske løsningen av varslingskanalen, mens PwC er den faglige spesialisten på varsling, personvernlovgivning, håndtering og oppfølging av varsler.
PwC, i samarbeid med UniWeb, kan bistå med:
- Etablere og betjene eksternt varslingsmottak
- Etablere og implementere system og rutiner for varsling i henhold til arbeidsmiljø- og personvernlovgivningens bestemmelser, inkludert eventuell bistand til konsesjonssøknadsprosessen til Datatilsynet
- Bistå med opplæring av ansatte i hvordan motta og håndtere et varsel, samt intervjumetodikk
- Utføre forundersøkelser, bakgrunnsundersøkelser og analyse av mottatt varsel
- Gjennomføre undersøkelser av mottatt varsel med bruk av personell med spesialistkompetanse innen gransking, intervjumetodikk og analyse
Ta kontakt med Gunnar Holm Ringen i PwC her for å få på plass en forsvarlig varslingsordning.