For de fleste blir e-postsignaturen automatisk lagt til på slutten av hver ny e-post, spesielt når meldingen sendes utenfor egen organisasjon. Mange bedrifter gir også veiledning til sine ansatte om hvordan e-postsignaturene bør se ut, slik at de er enhetlige internt.
Har du noen gang stoppet opp og tenkt grundigere over e-postsignaturer? Er det noe spesielt som har gjort inntrykk, enten positivt eller negativt? I dette innlegget ser vi nærmere på e-postsignaturer, hva de bør inneholde og hvordan en god e-postsignatur kan se ut.
Hva er en e-postsignatur?
En e-postsignatur er den delen nederst i e-posten hvor du vanligvis finner avsenderens navn, kontaktinformasjon og detaljer om selskapet vedkommende jobber i.
E-postsignaturer har vært i bruk lenge, sannsynligvis nesten like lenge som selve e-posten. Røttene til e-postsignaturen kan spores tilbake til tradisjonell brevskriving, hvor det også var vanlig å signere brevet, og avsenderens informasjon ofte var plassert på utsiden.
Signaturen legges som regel enkelt til automatisk på slutten av nye meldinger når den er definert i e-postprogrammet. Noen ganger kan man bruke ulike signaturer tilpasset situasjonen, for eksempel en engelsk versjon for internasjonal bruk.
Hvorfor bør du legge til en signatur i e-posten din?
En e-postsignatur kan noen ganger virke unødvendig, spesielt når mottakeren allerede kjenner deg. Likevel er det lurt å bruke den, da den gir mottakeren en enkel måte å finne kontaktinformasjonen din på, i tilfelle de for eksempel ønsker å ringe deg.
I tillegg kan signaturen inneholde såkalte «call to action»-oppfordringer eller en lenke til selskapets hjemmeside. En «call to action», eller handlingsoppfordring, kan for eksempel oppmuntre mottakeren til å delta i et gratis webinar arrangert av selskapet. På den måten kan signaturen også fungere som et markedsføringsverktøy.
Hvordan ser en god e-postsignatur ut?
En god e-postsignatur er alltid passende for situasjonen, enkel og ikke for lang. Vanligvis inneholder den følgende elementer:
- Avslutningshilsen
- For- og etternavn
- Kontaktinformasjon
- Din rolle i organisasjonen
- Informasjon om organisasjonen.
Avslutningshilsen
En typisk avslutningshilsen kan være «Med vennlig hilsen». Du kan også variere hilsenen etter situasjonen, for eksempel med «Takk» eller «Vi snakkes videre om dette» hvis det passer bedre. Hvis du ønsker, kan du skrive avslutningshilsenen manuelt hver gang, i stedet for å inkludere den i den automatiske e-postsignaturen.
Dine kontaktopplysninger
Det er alltid smart å inkludere navn og kontaktinformasjon i signaturen. Vanligvis er det en god idé å legge til telefonnummeret ditt, i tilfelle mottakeren ønsker å ringe deg. Noen legger også til e-postadressen, selv om mottakeren allerede kjenner den. Dette kan være nyttig hvis meldingen skal videresendes til andre.
Tittel og organisasjon
Det er viktig å inkludere tittel og organisasjon i signaturen, spesielt hvis du sender e-post i jobbsammenheng. Selv om tittelen din ikke virker viktig for deg, kan den hjelpe mottakeren med å forstå din kompetanse og rolle i organisasjonen.
Når det gjelder organisasjonen, bør du i det minste inkludere organisasjonens navn. I tillegg kan du legge til en lenke til nettsiden eller, i tilfelle en fysisk butikk, adressen. Noen legger også til organisasjonens logo i signaturen. Pass på at logoen har en fornuftig størrelse, for eksempel rundt 250 piksler bred, slik at den ikke tar for mye plass i e-posten.
Sosiale medieknapper
De siste årene har mange begynt å inkludere sosiale medieknapper i signaturen, som lenker til bedriftens eller personens egne sosiale mediekontoer. Dette er en god måte å få flere følgere eller knytte nettverk på, for eksempel via LinkedIn.
Call to action
Noen ganger kan det være effektivt å legge til en «call to action» (CTA) i slutten av e-posten. Dette kan oppfordre mottakeren til å melde seg på et webinar eller laste ned en gratis guide fra bedriftens nettside. Vær nøye med at oppfordringene er relevante for mottakeren, slik at man unngår unødvendige eller irrelevante oppfordringer.
Ansvarsfraskrivelse
I enkelte bransjer kan det være nødvendig å inkludere en ansvarsfraskrivelse i e-postsignaturen, for eksempel i advokatfirmaer og forsikringsselskaper. En typisk ansvarsfraskrivelse kan være:
«Innholdet i denne e-posten er konfidensielt og beregnet kun for den angitte mottakeren. Hvis du mottok denne e-posten ved en feil, vennligst slett meldingen.»
Det er imidlertid ikke anbefalt å inkludere en ansvarsfraskrivelse kun av vane. Innholdet bør gjennomgås i samarbeid med advokat eller selskapets juridiske avdeling.
Enkelhet er pålitelig
Hold e-postsignaturen så enkel som mulig, slik at den forblir kort og oversiktlig. Tenk nøye gjennom hvilke elementer du virkelig trenger eller vil ha med i signaturen.
Du kan sjelden være sikker på hvilket e-postprogram mottakeren bruker, så det er viktig at signaturen fungerer på så mange enheter som mulig. Hvis signaturen inneholder mange knapper og logoer, kan det lettere oppstå problemer, som at lenker til logoer fjernes.
Tekstbaserte signaturer er vanligvis et trygt valg. Hvis du kun inkluderer et logo-bilde, er det ikke kritisk informasjon, så det er ikke alvorlig om bildet forsvinner. Derfor bør ingen viktige opplysninger plasseres i bilder.
Bli kunde hos Uniweb
Trenger du en e-post? Du kan enkelt og raskt få en e-post med ditt eget domene fra Uniweb.
Bestill profesjonell e-post i dag
