Nei, du mister ikke e-postene dine når du bytter e-postleverandør. Prosessen krever noen steg, men hvert enkelt er overkommelig. Her er det du må gjøre:
- Bestill e-post hos ny leverandør. Opprett konto og hent serverinformasjon fra ny leverandør.
- Flytt e-posthistorikken. Kopier e-poster fra gammel til ny konto via et e-postprogram.
- Endre MX-pekeren. Oppdater innstillingen som bestemmer hvilken server e-posten din leveres til.
- Vent og test. Gi endringen tid til å virke. Overvåk begge kontoer i mellomtiden.
- Avslutt hos gammel leverandør. Vent minst én til to uker før du sier opp.
Her kan du lese mer om:
- Hva er egentlig en e-postleverandør?
- Slik bytter du e-postleverandør
- Hva skjer med e-poster du allerede har fått?
- Må jeg varsle alle kontaktene mine?
- Ofte stilte spørsmål
Hva er egentlig en e-postleverandør?
E-postadressen og e-postleverandøren er to separate ting.
E-postadressen er det som vises i Fra-feltet når du sender e-post, for eksempel ole@firmanavn.no. E-postleverandøren er selskapet og serveren som faktisk mottar, lagrer og leverer e-post til den adressen.
Ta ole@firmanavn.no som eksempel. Adressen kan forbli nøyaktig den samme selv om du skifter leverandør. Forutsetningen er at du eier domenet, altså delen etter @-tegnet: firmanavn.no. Da bestemmer du selv hvilken server som håndterer e-posten din.
Situasjonen er en annen hvis adressen din ender på leverandørens eget domene, som @telenor.no, @gmail.com eller lignende. Da er adressen knyttet til den tjenesten og kan ikke flyttes.
To spørsmål avklarer situasjonen din. Eier du domenet i e-postadressen din, eller er adressen bundet til en internettleverandør eller gratistjeneste? Svaret bestemmer hvilken prosess som er aktuell for deg. Mer om dette i seksjonen om tre utgangspunkt lenger ned.
Les mer om grunnleggende e-post og domener her.
Slik bytter du e-postleverandør (steg for steg)
Noen av disse tar fem minutter, ett steg tar litt lenger tid, men alt i alt er det jo en jobb du gjør én gang.
Har du eget domene, gjelder alle stegene. Har du en adresse bundet til en ekstern tjeneste, sjekk seksjonen lenger ned om ‘tre utgangspunkt’ før du starter.
Steg 1: Bestill e-post hos ny leverandør
Start med å opprette konto og sette opp e-postkontoen(e) du trenger hos ny leverandør. Når kontoen er på plass, trenger du serverinformasjon fra dem: IMAP-innstillinger og SMTP-innstillinger.
IMAP er en protokoll som lar deg se og administrere e-post som ligger lagret på en server, fra alle enhetene dine. SMTP er den tilsvarende protokollen for å sende e-post ut. Begge finner du i velkomst-e-posten eller innstillingssidene hos ny leverandør.
Steg 2: Flytt e-posthistorikken
E-poster flyttes ikke automatisk til ny leverandør. Du må gjøre det aktivt via IMAP-migrering. Slik fungerer det i praksis:
Åpne et e-postprogram på datamaskinen din, for eksempel Outlook, Apple Mail eller Thunderbird. Legg til begge kontoene, både gammel leverandør og ny leverandør. Når begge er synkronisert og innboksen vises i programmet, drar du e-poster fra gammel konto over til ny.
Et praktisk råd er å flytte rundt 1000 e-poster av gangen, særlig hvis du har mange store vedlegg. Da belastes ikke systemet unødvendig. Det tar tid, men det er en engangsoperasjon, og ingenting slettes automatisk fra gammel konto.
Steg 3: Endre MX-pekeren
MX-pekeren er en innstilling i DNS (domenets navnesystem) som bestemmer hvilken server som skal motta e-post til domenet ditt. Tenk på det som å endre hvilken postkasse brevet leveres til. Adressen på konvolutten er den samme, men posten ender opp et annet sted.
Du endrer MX-pekeren der domenet ditt er registrert, ikke hos e-postleverandøren. Ny leverandør gir deg de nøyaktige verdiene som skal settes inn. Det er jo litt teknisk, men du trenger ikke forstå mekanismen bak. Du kopierer verdiene leverandøren gir deg inn i riktige felt, og ferdig.
Steg 4: Vent og test
Etter at du har endret MX-pekeren, sprer endringen seg gradvis til resten av internett. Denne prosessen kalles DNS-propagering, og den tar vanligvis mellom én og fire timer. I sjeldne tilfeller kan det ta opptil 48 timer.
I overgangsperioden kan noen e-poster fortsatt lande hos gammel leverandør. Hold begge kontoene aktive og sjekk begge innboksene i bytteperioden, slik at du ikke går glipp av noe.
Steg 5: Avslutt hos gammel leverandør
Vent minst én til to uker etter at ny konto fungerer som den skal, før du sier opp abonnementet hos gammel leverandør. Dette gir deg tid til å fange opp etterslepende meldinger og bekrefte at e-post kommer til riktig sted.
Der det er mulig, sett opp videresending fra gammel adresse til ny i en overgangsperiode. Det sikrer at du ikke mister e-post fra kontakter som ennå ikke har oppdatert adressen sin.
Tre utgangspunkt, tre ulike prosesser
Prosessen ser litt forskjellig ut avhengig av hva slags e-postadresse du har i dag. Sjekk hvilken situasjon som beskriver deg.
Har du eget domene (f.eks. @firmanavn.no)?
Du har full fleksibilitet. Du kan bytte e-postleverandør uten å endre adressen din. Alle stegene over gjelder fullt ut. Kontaktene dine merker ingenting, og all e-post fortsetter å komme inn som normalt, bare via en annen server.
Bruker du e-post fra internettleverandøren din (Telenor, Telia o.l.)?
En adresse som ditt.navn@telenor.no er knyttet til internettabonnementet ditt og kan ikke flyttes til en ny leverandør. Vil du bytte, innebærer det en ny e-postadresse med eget domene og at du varsler kontaktene dine. E-posthistorikken kan lastes ned manuelt og lagres lokalt på datamaskinen din. Det er en situasjon mange er i, og det finnes en klar vei videre.
Les mer om hvorfor bedrifts-e-post med eget domene gir deg mer kontroll.
Bruker du en privat Gmail-konto som bedrifts-e-post?
En @gmail.com-adresse kan ikke videreføres til en ny tjenesteleverandør. Et profesjonelt bytte innebærer en ny adresse med eget domene, for eksempel ole@firmanavn.no. E-posthistorikken fra Gmail kan flyttes til ny konto via IMAP-migrering, akkurat som beskrevet i steg 2. Dette er et vanlig utgangspunkt for mange som starter bedrift og etterhvert vil ha en mer profesjonell adresse.
Hva skjer med e-poster du allerede har fått?
Den vanligste bekymringen er nettopp det, hva skjer med e-postene jeg allerede har mottatt?
Før byttet: E-poster du har fått inntil byttet, ligger lagret hos gammel leverandør. De forsvinner ikke av seg selv. Du flytter dem manuelt via IMAP-migrering (steg 2).
Under DNS-propageringen: I timene etter at du har endret MX-pekeren, kan noe ny e-post fortsatt lande hos gammel leverandør. Det skyldes at internett bruker litt tid på å ta til seg den nye innstillingen. Overvåk begge innboksene i de første én til to ukene etter byttet, så fanger du opp alt.
Etter vellykket DNS-bytte: All ny e-post leveres til ny leverandør.
Det viktigste rådet er å ikke avslutte gammel konto før du er trygg på at historikken er på plass og at ny e-post ankommer riktig sted. Gammel konto er sikkerhetsnettet ditt, og det koster lite å ha den aktiv noen ekstra uker.
Må jeg varsle alle kontaktene mine?
Det avhenger av om e-postadressen din endres.
Beholder du samme adresse med eget domene, trenger du ikke varsle noen. Kontaktene dine merker ingenting. E-post ankommer som normalt, bare via en annen server enn tidligere.
Bytter du til en ny adresse, bør kontaktene varsles. Et praktisk tips er å sende en kort e-post fra gammel adresse der du informerer om den nye adressen, og sette opp videresending i overgangsperioden der det er mulig.
Dette er en av de konkrete fordelene med å ha e-post på eget domene. Du er ikke avhengig av én bestemt leverandør, og adressen din forblir stabil uansett hvem du velger å bruke.
Klar til å bytte?
Nå kjenner du prosessen. Stegene er overkommelige, og du trenger ikke gjøre dem alene.
Hos Uniweb hjelper vi deg gjennom de tekniske stegene i byttet, som å sette opp e-postkontoen og endre MX-pekeren, slik at du kan fokusere på det du faktisk driver med.
Gå til e-postTrenger du office-pakken inkludert bedrifts-e-post? Les mer om Microsoft 365.
Ofte stilte spørsmål
Mister jeg e-postene mine når jeg bytter e-postleverandør?
Nei. E-postene dine ligger lagret hos gammel leverandør inntil du aktivt kopierer dem over. Ingenting slettes automatisk. Du bruker et e-postprogram til å flytte e-poster fra gammel til ny konto, og prosessen tar så lang tid som du trenger.
Hva er en MX-peker, og hvorfor må jeg endre den?
MX-pekeren er en innstilling i domenets navnesystem (DNS) som forteller internett hvilken server som skal motta e-post til domenet ditt. Uten riktig MX-peker vet ikke e-postserverne i verden hvor de skal levere meldingene dine. Å endre den er som å oppdatere postadressen din slik at posten leveres til riktig postkasse.
Hvor lang tid tar det å bytte e-postleverandør?
Selve den tekniske oppsetningen tar gjerne én til to timer. I tillegg tar DNS-propageringen vanligvis mellom én og fire timer, men kan ta opptil 48 timer. Regn med å overvåke begge kontoene dine i én til to uker etter byttet for å sikre at alt ankommer riktig.
Kan jeg ta med meg e-postadressen min til en ny leverandør?
Det avhenger av hva slags adresse du har. Har du eget domene, for eksempel @firmanavn.no, kan du ta med adressen til hvilken som helst leverandør. Har du en adresse som ender på @telenor.no, @telia.no eller @gmail.com, er adressen bundet til den tjenesten og kan ikke flyttes.
Hva er forskjellen mellom å bytte e-postleverandør og å bytte e-postadresse?
Å bytte e-postleverandør betyr at du endrer selskapet og serveren som håndterer e-posten din, men beholder samme adresse. Å bytte e-postadresse betyr at du tar i bruk en ny Fra-adresse som kontaktene dine ser. Det ene er en infrastrukturendring bak kulissene, det andre er en synlig endring for alle du kommuniserer med. Les mer om å endre e-postadressen din her: Hvordan endre e-postadresse.
Hva koster det å ha profesjonell bedriftse-post?
Prisen varierer etter leverandør og hvilken løsning du velger. Hos Uniweb finner du pakkevalg og oppdaterte priser på e-post for bedrifter. For team som trenger Office i tillegg, finner du oppdaterte priser på Microsoft 365 for bedrifter.
Kan jeg bruke Gmail som bedrifts-e-post?
Du kan bruke en privat Gmail-konto til bedriftskommunikasjon, men en @gmail.com-adresse signaliserer at du ikke har eget domene og kan virke uprofesjonelt overfor kunder og samarbeidspartnere. Les mer om hvordan bedriftens e-postadresse øker troverdigheten her: Hvorfor gratis e-post ikke er den beste løsningen.
