Quick Answer Icon Kortversjonen

Du kan bytte e-postleverandør uten å miste e-postene dine, og har du eget domene kan du normalt beholde den samme e-postadressen. Prosessen innebærer å bestille e-post hos den nye leverandøren, flytte eksisterende e-posthistorikk via IMAP, endre MX-pekeren og teste at nye e-poster kommer riktig frem. I overgangsperioden bør både gammel og ny konto holdes aktive, og det anbefales å vente minst én til to uker før den gamle leverandøren avsluttes. Har du en adresse som slutter på for eksempel @gmail.com eller leverandørens eget domene, må du derimot opprette en ny adresse dersom du bytter til en annen leverandør.

Viktigste punkter

  • Du mister ikke eksisterende e-poster når du bytter e-postleverandør, så lenge historikken flyttes før den gamle kontoen avsluttes.
  • Har du e-post på eget domene, kan du normalt beholde samme e-postadresse selv om du bytter leverandør.
  • E-posthistorikk må flyttes aktivt fra gammel til ny konto, for eksempel gjennom IMAP.
  • MX-pekeren i DNS må endres slik at nye e-poster leveres til den nye leverandøren.
  • DNS-endringen kan bruke tid på å spre seg, og noen e-poster kan derfor fortsatt komme til gammel leverandør i overgangsperioden.
  • Det anbefales å holde begge kontoene aktive og overvåke dem i én til to uker etter byttet.
  • E-postadresser som @gmail.com eller adresser knyttet til en internettleverandør kan ikke flyttes direkte til en ny leverandør.

Nei, du mister ikke e-postene dine når du bytter e-postleverandør. Prosessen krever noen steg, men hvert enkelt er overkommelig. Her er kortversjonen:

  1. Bestill e-post hos ny leverandør. Opprett konto og hent serverinformasjon fra ny leverandør.
  2. Flytt e-posthistorikken. Kopier e-poster fra gammel til ny konto via et e-postprogram.
  3. Endre MX-pekeren. Oppdater innstillingen som bestemmer hvilken server e-posten din leveres til.
  4. Vent og test. Gi endringen tid til å virke. Overvåk begge kontoer i mellomtiden.
  5. Avslutt hos gammel leverandør. Vent minst én til to uker før du sier opp.

Vil du ha litt mer info om hvordan prosessen foregår, har vi en litt lengre og mer detaljert versjon her.

Hva er egentlig en e-postleverandør?

E-postadressen og e-postleverandøren er to separate ting.

E-postadressen er det som vises i Fra-feltet når du sender e-post, for eksempel ole@firmanavn.no. E-postleverandøren er selskapet og serveren som faktisk mottar, lagrer og leverer e-post til den adressen.

Ta ole@firmanavn.no som eksempel. Adressen kan forbli nøyaktig den samme selv om du skifter leverandør. Forutsetningen er at du eier domenet, altså delen etter @-tegnet: firmanavn.no. Da bestemmer du selv hvilken server som håndterer e-posten din.

Situasjonen er en annen hvis adressen din ender på leverandørens eget domene, som @telenor.no, @gmail.com eller lignende. Da er adressen knyttet til den tjenesten og kan ikke flyttes.

To spørsmål avklarer situasjonen din. Eier du domenet i e-postadressen din, eller er adressen bundet til en internettleverandør eller gratistjeneste? Svaret bestemmer hvilken prosess som er aktuell for deg. Mer om dette i seksjonen om tre utgangspunkt lenger ned.

Les mer om grunnleggende e-post og domener her.

Slik bytter du e-postleverandør (steg for steg)

Noen av disse tar fem minutter, ett steg tar litt lenger tid, men alt i alt er det jo en jobb du gjør én gang.

Har du eget domene, gjelder alle stegene. Har du en adresse bundet til en ekstern tjeneste, sjekk seksjonen lenger ned om ‘tre utgangspunkt’ før du starter.

Steg 1: Bestill e-post hos ny leverandør

Start med å opprette konto og sette opp e-postkontoen(e) du trenger hos ny leverandør. Når kontoen er på plass, trenger du serverinformasjon fra dem: IMAP-innstillinger og SMTP-innstillinger.

IMAP er en protokoll som lar deg se og administrere e-post som ligger lagret på en server, fra alle enhetene dine. SMTP er den tilsvarende protokollen for å sende e-post ut. Begge finner du i velkomst-e-posten eller innstillingssidene hos ny leverandør.

Steg 2: Flytt e-posthistorikken

E-poster flyttes ikke automatisk til ny leverandør. Du må gjøre det aktivt via IMAP-migrering. Slik fungerer det i praksis:

Åpne et e-postprogram på datamaskinen din, for eksempel Outlook, Apple Mail eller Thunderbird. Legg til begge kontoene, både gammel leverandør og ny leverandør. Når begge er synkronisert og innboksen vises i programmet, drar du e-poster fra gammel konto over til ny.

Et praktisk råd er å flytte rundt 1000 e-poster av gangen, særlig hvis du har mange store vedlegg. Da belastes ikke systemet unødvendig. Det tar tid, men det er en engangsoperasjon, og ingenting slettes automatisk fra gammel konto.

Steg 3: Endre MX-pekeren

MX-pekeren er en innstilling i DNS (domenets navnesystem) som bestemmer hvilken server som skal motta e-post til domenet ditt. Tenk på det som å endre hvilken postkasse brevet leveres til. Adressen på konvolutten er den samme, men posten ender opp et annet sted.

Du endrer MX-pekeren der domenet ditt er registrert, ikke hos e-postleverandøren. Ny leverandør gir deg de nøyaktige verdiene som skal settes inn. Det er jo litt teknisk, men du trenger ikke forstå mekanismen bak. Du kopierer verdiene leverandøren gir deg inn i riktige felt, og ferdig.

Steg 4: Vent og test

Etter at du har endret MX-pekeren, sprer endringen seg gradvis til resten av internett. Denne prosessen kalles DNS-propagering, og den tar vanligvis mellom én og fire timer. I sjeldne tilfeller kan det ta opptil 48 timer.

I overgangsperioden kan noen e-poster fortsatt lande hos gammel leverandør. Hold begge kontoene aktive og sjekk begge innboksene i bytteperioden, slik at du ikke går glipp av noe.

Steg 5: Avslutt hos gammel leverandør

Vent minst én til to uker etter at ny konto fungerer som den skal, før du sier opp abonnementet hos gammel leverandør. Dette gir deg tid til å fange opp etterslepende meldinger og bekrefte at e-post kommer til riktig sted.

Der det er mulig, sett opp videresending fra gammel adresse til ny i en overgangsperiode. Det sikrer at du ikke mister e-post fra kontakter som ennå ikke har oppdatert adressen sin.

Tre utgangspunkt, tre ulike prosesser

Prosessen ser litt forskjellig ut avhengig av hva slags e-postadresse du har i dag. Sjekk hvilken situasjon som beskriver deg.

Har du eget domene (f.eks. @firmanavn.no)?

Du har full fleksibilitet. Du kan bytte e-postleverandør uten å endre adressen din. Alle stegene over gjelder fullt ut. Kontaktene dine merker ingenting, og all e-post fortsetter å komme inn som normalt, bare via en annen server.

Bruker du e-post fra internettleverandøren din (Telenor, Telia o.l.)?

En adresse som ditt.navn@telenor.no er knyttet til internettabonnementet ditt og kan ikke flyttes til en ny leverandør. Vil du bytte, innebærer det en ny e-postadresse med eget domene og at du varsler kontaktene dine. E-posthistorikken kan lastes ned manuelt og lagres lokalt på datamaskinen din. Det er en situasjon mange er i, og det finnes en klar vei videre.

Les mer om hvorfor bedrifts-e-post med eget domene gir deg mer kontroll.

Bruker du en privat Gmail-konto som bedrifts-e-post?

En @gmail.com-adresse kan ikke videreføres til en ny tjenesteleverandør. Et profesjonelt bytte innebærer en ny adresse med eget domene, for eksempel ole@firmanavn.no. E-posthistorikken fra Gmail kan flyttes til ny konto via IMAP-migrering, akkurat som beskrevet i steg 2. Dette er et vanlig utgangspunkt for mange som starter bedrift og etterhvert vil ha en mer profesjonell adresse.

Hva skjer med e-poster du allerede har fått?

Den vanligste bekymringen er nettopp det, hva skjer med e-postene jeg allerede har mottatt?

Før byttet: E-poster du har fått inntil byttet, ligger lagret hos gammel leverandør. De forsvinner ikke av seg selv. Du flytter dem manuelt via IMAP-migrering (steg 2).

Under DNS-propageringen: I timene etter at du har endret MX-pekeren, kan noe ny e-post fortsatt lande hos gammel leverandør. Det skyldes at internett bruker litt tid på å ta til seg den nye innstillingen. Overvåk begge innboksene i de første én til to ukene etter byttet, så fanger du opp alt.

Etter vellykket DNS-bytte: All ny e-post leveres til ny leverandør.

Det viktigste rådet er å ikke avslutte gammel konto før du er trygg på at historikken er på plass og at ny e-post ankommer riktig sted. Gammel konto er sikkerhetsnettet ditt, og det koster lite å ha den aktiv noen ekstra uker.

Må jeg varsle alle kontaktene mine?

Det avhenger av om e-postadressen din endres.

Beholder du samme adresse med eget domene, trenger du ikke varsle noen. Kontaktene dine merker ingenting. E-post ankommer som normalt, bare via en annen server enn tidligere.

Bytter du til en ny adresse, bør kontaktene varsles. Et praktisk tips er å sende en kort e-post fra gammel adresse der du informerer om den nye adressen, og sette opp videresending i overgangsperioden der det er mulig.

Dette er en av de konkrete fordelene med å ha e-post på eget domene. Du er ikke avhengig av én bestemt leverandør, og adressen din forblir stabil uansett hvem du velger å bruke.

Klar til å bytte?

Nå kjenner du prosessen. Stegene er overkommelige, og du trenger ikke gjøre dem alene.

Hos Uniweb hjelper vi deg gjennom de tekniske stegene i byttet, som å sette opp e-postkontoen og endre MX-pekeren, slik at du kan fokusere på det du faktisk driver med.

Gå til e-post

Trenger du office-pakken inkludert bedrifts-e-post?  Les mer om Microsoft 365.

Konklusjon

Å bytte e-postleverandør er en overkommelig prosess dersom du planlegger byttet og følger stegene i riktig rekkefølge. Med eget domene kan du beholde samme e-postadresse, mens e-posthistorikken kan flyttes via IMAP før MX-pekeren endres, og ved å beholde den gamle kontoen aktiv en stund etter byttet reduserer du risikoen for å miste meldinger i overgangsperioden.

Ofte stilte spørsmål

Nei. Eksisterende e-poster blir liggende hos den gamle leverandøren til du aktivt flytter dem til den nye kontoen.
Ja, dersom du bruker eget domene, for eksempel navn@firmanavn.no. Da kan du bytte leverandør uten å endre selve e-postadressen.
En MX-peker er en DNS-innstilling som forteller andre e-postservere hvilken server som skal motta e-post for domenet ditt.
Selve oppsettet kan gjøres relativt raskt, men DNS-propageringen tar vanligvis én til fire timer og kan i sjeldne tilfeller ta opptil 48 timer. Det anbefales å overvåke både gammel og ny konto i én til to uker.
Nei. En adresse som slutter på @gmail.com er knyttet til Gmail. Ved et profesjonelt bytte må du opprette en ny adresse, gjerne på eget domene, og e-posthistorikken kan deretter flyttes til den nye kontoen.