Quick Answer Icon Kortversjonen

Det finnes ingen regel som sier at bedrifter aldri bør bruke emoji i profesjonell e-post. Det viktigste er å vurdere mottakeren, situasjonen og tonen i kommunikasjonen. En god tommelfingerregel er å speile kunden: Hvis kunden bruker emoji, kan det ofte være naturlig å bruke en tilbake. I mer alvorlige eller formelle sammenhenger bør emojier som regel unngås. Det er også viktig å bruke dem med måte, siden for mange emojier kan gjøre kommunikasjonen mindre profesjonell.

Viktigste punkter
  • Emojier kan brukes i profesjonell e-post, men det bør vurderes ut fra mottaker, situasjon og bransje.
  • Speil kunden: Hvis kunden bruker emoji, kan det være naturlig å bruke emoji i svaret også.
  • Emojier bør aldri brukes som erstatning for tydelig tekst, fordi de kan tolkes forskjellig.
  • Unngå emoji i alvorlige eller svært formelle e-poster der et tydelig og saklig språk er viktigst.
  • Et begrenset antall emojier kan gjøre kommunikasjonen mer personlig og bidra til en hyggeligere tone.
  • Vær oppmerksom på at ulike generasjoner og personer kan tolke de samme emojiene på forskjellige måter.
  • Enkelte emojier kan ha uventede eller tvetydige betydninger og bør derfor unngås i profesjonell kommunikasjon.

Å bruke smilefjes i profesjonelle sammenhenger er et mye omdiskutert tema. Ser det barnslig ut, eller er det en god måte å vise personlighet på? Her får du tipsene, og en liste med hvilke emojier du ikke bør bruke.

Fra «gammelt» av har emojier blitt sett på noe man kun bruker i dagligdags kommunikasjon med venner og familie, og noe som skal holdes langt unna bedrifts-epost. Det har dog et logisk argument: i en profesjonell sammenheng bør du kunne formidle beskjeder, informasjon og spørsmål klart og tydelig.

Likevel har emojier utviklet seg til å bli en stor del av vår dagligtale. For mange oppleves som helt naturlig å sende fra seg et smilefjes også i profesjonell sammenheng.

Fra kolon-parentes til ?

Før dagens fargerike emojier dukket opp brukte man heller det som ble kalt emotikoner for å uttrykke følelser i en tekst. Det kan jo være vanskelig å forstå seg på om et «ok!» er ment entusiastisk eller med et hint irritasjon – og da professor Scott Fahlman i et internettforum ved Carnegie Mellon University introduserte :-) og :-( for å markere spøk fra alvor, var et konsept født.

Å bruke bindestreken som nese falt fort ut, og emotikonene utviklet seg raskt. :) og :( er kjent som de mest populære, men andre emotikoner som ^^, C: og xD dukket opp blant de yngre.

På slutten av 1990-tallet tok utviklingen et stort skritt i Japan. Shigetaka Kurita utviklet de første «emojiene», som besto av små piktogrammer som representerte vær, følelser, mat og aktiviteter. Etter hvert som smarttelefoner ble mer avanserte, ble emojier standardisert gjennom Unicode-systemet, slik at de kan brukes på tvers av plattformer og programvarer.

I dag finnes det over 3000 emojier, og det har utviklet seg til et internasjonalt språk som brukes i alt fra SMS og sosiale medier, til profesjonell e-post… selv om sistnevnte fortsatt krever litt fingerspitzgefühl ?

Huskeregelen for emoji i profesjonell e-post

Det finnes en tommelfingerregel når det kommer til bruk av emoji i profesjonell e-post. Om en kunde sender deg en e-post med en emoji, kan du anse det som ganske trygt å bruke emojier tilbake. Dersom kunden ikke bruker emoji selv, kan det være du skal droppe den.

Med denne huskeregelen speiler du kunden, og kommunikasjonen fra bedriften din kan oppfattes som trygg. Men hva om det er du som tar kontakt på eget initiativ? Da må du rett og slett gjøre det som føles riktig.

Grunner til å ikke bruke emoji i e-post

Det kan være flere årsaker til hvorfor du ikke skal bruke emojier i bedriftssammenheng. Det første som er viktig å notere seg er at du ikke bør bruke emojier i stedet for tekst. Det er rett og slett fordi alle tolker emojier ulikt, mens godt klarspråk i form av tekst er veldig tydelig tale. Her er noen flere punkter å ta inn over seg:

  • Ikke alle bedrifter bør bruke emojier, selv om de kan.
  • Ikke alle e-poster bør ha en emoji, spesielt ikke e-poster med et mer seriøst tema.
  • Speil kunden din. Bruker ikke kunden din emojier, la være.
  • Ulike generasjoner forholder seg veldig ulikt til emojier, og du kan gå på en skivebom om du bruker feil emoji.

Bare se for deg å motta en e-post med dette innholdet:

Så trist å høre at mannen din har gått bort ? Her kommer et prisoverslag på den seremonien vi snakket om:

Kiste ⚰️
Blomsterdekorasjoner ?
Kremering ?
Transport ?
Administrasjon ?

Ta kontakt dersom du har spørsmål! ?

Finn ditt profesjonelle e-postdomene ?

Grunner til å bruke emoji i bedrift-e-post

Dersom du får en kundehenvendelse som inneholder emojier, er døren på mange måter åpnet for at du kan svare med emoji også.  Å svare med emojier kan:

  • vise personlighet, som kan føre til bedre tone med kunden.
  • bygge tillit og skape økt trygghetsfølelse, fordi du fremstår som mer menneskelig.
  • roe ned en anspent situasjon, eller bygge opp under noe positivt.

Det kan for eksempel være veldig koselig at bryllupsplanleggeren din sender deg denne e-posten:

Hei! Så hyggelig å høre fra deg. Gratulerer med forlovelsen! ? Denne datoen er jeg ledig, og holder av i kalenderen.

Utendørsbryllup og blomster i duse farger høres veldig passende ut for dere. Jeg legger ved forslag til leverandører og et budsjettutkast, så kan vi gå mer i detalj når vi møtes neste uke.

Varme hilsner,
Mari, din bryllupsplanlegger ?

Likevel, alt med måte. En god tommelfingerregel er å ikke ha mer enn en eller to emojier per avsnitt, gjerne enda mindre. Blir det for mange emojier forsvinner budskapet og gjør at bedriften fremstår som mindre tillitsfull. Du risikerer at kunden får kalde føtter, og heller velger en annen. Dette skaper ikke trygghet:

Hei! ?✨ Så hyggelig å høre fra deg ? Gratulerer med forlovelsen! ?? Denne datoen er jeg ledig, og holder av i kalenderen ?? Utendørsbryllup og blomster i duse farger høres veldig passende ut for dere ????

✨?? Se ulike e-postplaner ???

Trygge emojier til bedrifts-e-post

  1. Noen bedrifter lager lister over hvilke emojier deres ansatte får lov til å bruke, og andre bedrifter har egne emojier de bruker fast i markedsføringen sin. Dette er ofte for å være helt sikre på at de ansatte ikke bruker en emoji som kan misforstås. Her er fem typiske emojier som brukes for å formidle følelser, og som er ansett som ganske trygge på tvers av generasjoner og bransjer:

    ? Smil med smilende øyne
    ? Glisende fjes med smilende øyne
    ? Tenkefjes
    ? Vink

    I tillegg finnes det en rekke emojier som representerer gjenstander eller ting, som også kan brukes helt fint i en bedriftssammenheng: ???✨???♻️? … for å nevne noen.

Emojier bedriften din bør unngå

Emojier er veldig små, og når du skal velge ut én emoji blant de 3000 du har tilgang på, kan det være lett å overse de små detaljene som skiller dem. Det er lett å bli oppgitt over «alle disse reglene», men når alt kommer til alt ønsker vi jo å formulere oss på best mulige måte. Her kommer noen emojier du bør unngå å bruke i profesjonell sammenheng, og en liten forklaring på hvorfor:

?Smiler litt

Du skulle kanskje ikke trodd dette smilefjeset var særlig kontroversielt, men der tar du feil. Akkurat dette smilefjeset, som blant annet er snarveien for :) på Facebook, blir av mange omtalt som «psykopatsmilefjeset». Hvorfor? Fordi den smiler, uten å smile med øynene. Denne emojien blir ofte ansett som passiv-aggressiv og nedlatende. Bare se hva Emojipedia skriver her.

?Blunkende ansikt

Denne blunkende karen er også en kontroversiell emoji. Mens noen ser på denne som leken og gøyal, ser andre på den som flørtete, eller rett ut nedlatende. Uansett hva du selv føler denne emojien representerer, kan man trygt si at det er lett at denne misforstås.

? Lurt smil

Denne emojien blir ofte forvekslet med ?, men her skal man trå særdeles varsomt. Denne selvgode emojien har veldig ulike design på tvers av plattformer og programvarer, og brukes primært sett til flørting og seksuelle undertoner. Ikke nødvendigvis noe du vil sende til kundene dine.

???????

Sånn på generelt grunnlag vil vi nok anbefale deg å ikke bruke matemojier i e-postene dine. Selv ikke om du jobber som gartner eller grønnsaksselger. Internett tager nemlig hva de haver, og siden det ikke er laget noen direkte seksuelle emojier, har det utviklet seg et eget språk der uskyldige emojier får en seksuell oversettelse. Disse bør du unngå å bruke i e-post, med mindre du jobber som markedsfører i Kondomeriet.

❤️ Rødt hjerte

Vi skal innrømme det – et rødt hjerte kan være litt både og. Nordmenn er ikke så flinke på å si «jeg elsker deg», og de fleste av oss sparer litt på hjertene. Det kan være situasjoner der det er helt naturlig å fyre av seg et lite kjærlighetstegn, men når alt kommer til alt, er det ikke nødvendigvis riktig emoji for en bedrifts-e-post.

Profesjonell e-post for store og små bedrifter

En profesjonell e-post med eget domene til bedriften din vil alltid se mer profesjonelt ut enn et gratisdomene. Det gir deg som bedriftseier kontroll, du som avsender blir tydeligere, og gjør det lettere for kundene å søke deg opp i innboksen sin. Lurer du på hvor du skal starte, eller hvordan du bytter e-postleverandør?

Konklusjon

Emojier kan fungere godt i profesjonell e-post når de brukes med omtanke og passer til mottakeren og situasjonen. Ved å speile kundens kommunikasjon, begrense bruken og unngå emojier som lett kan misforstås, kan bedriften beholde en profesjonell tone samtidig som kommunikasjonen får et mer personlig preg.

Ofte stilte spørsmål

Ja, men bruken bør tilpasses mottakeren, situasjonen og tonen i kommunikasjonen. Emoji passer bedre i enkelte typer kundedialog enn i svært formelle eller alvorlige e-poster.
Det kan være en god tommelfingerregel å speile kunden. Hvis kunden bruker emoji i kommunikasjonen, kan det ofte være naturlig å bruke en emoji tilbake.
Det er best å bruke få. Artikkelen anbefaler å holde bruken begrenset, slik at emojiene støtter tonen uten å ta oppmerksomheten bort fra selve budskapet.
Emojier kan tolkes ulikt av forskjellige personer og generasjoner. Noen kan også ha betydninger eller undertoner som avsenderen ikke er klar over.
Bedrifter bør være forsiktige med emojier som kan oppfattes som flørtende, nedlatende, passiv-aggressive eller seksuelt ladede. I tvilstilfeller er det tryggere å bruke tydelig tekst i stedet.